Hinweisgeberschutzgesetz

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• Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) tritt am 2. Juli 2023 in Kraft
• Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern müssen Hinweisgebersystem implementieren
• „Schonfrist“ bis zum 17. Dezember 2023 für Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern
• ab 18. Dezember 2023 müssen alle Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern sichere Hinweisgebersysteme einrichten

Ziel:

• Schutz von Individuen (Whistleblower), die beruflich Unregelmäßigkeiten entdecken und melden
• Verbot jeglicher Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower
• Pflicht für Unternehmen, sichere Kommunikationskanäle für Meldungen zu etablieren
• Gewährleistung, dass Whistleblower ohne Angst vor Konsequenzen handeln können
• Hinweisgeberschutzgesetz ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie

Was müssen Arbeitgeber umsetzen

• Organisationen mit >50 Mitarbeitern müssen Verstoß-Informationssysteme einrichten

• Whistleblower-Infos können mündlich, schriftlich oder persönlich übermittelt werden
• Meldestellen müssen den Empfang innerhalb von 7 Tagen bestätigen
• Meldestellen müssen innerhalb von 3 Monaten Maßnahmen mitteilen
• eine externe Meldestelle wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet
• Whistleblower können frei entscheiden, wohin sie Informationen senden
• anonyme Informationen werden berücksichtigt
• Absender werden vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, Anspruch auf Schadenersatz besteht

Whistleblowerschutz durch Umsetzung der EU-Richtlinie

• das Hinweisgeberschutzgesetz bietet Whistleblowern verbesserten Schutz
• die EU-Richtlinie sollte bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden
• Deutschland hat die Frist verpasst, wodurch ein formelles Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet wurde
• das Gesetz wurde nach mehreren Anläufen im Mai 2023 verabschiedet
• anonyme Meldekanäle wurden aus dem Gesetz entfernt
• es stellt Anforderungen an Arbeitgeber

Welche Änderungen ergeben sich durch den Vermittlungsausschuss?

• das Gesetz erfordert nicht anonyme Meldungen, nur die Bearbeitung derselben
• Gesetzesverstöße betreffen Arbeitgeber oder verbundene Stellen
• die Beweislastumkehr bleibt bei beruflicher Benachteiligung des Hinweisgebers bestehen
• Bußgelder für Gesetzesverstöße wurden auf 50.000 Euro reduziert

Was bedeutet das für die Praxis?

• das Hinweisgeberschutzgesetz ist eine neue Anforderung für Unternehmen mit 50+ Mitarbeitern
• ab dem 18. Dezember 2023 ist die Umsetzung verpflichtend
• es erfordert die Einrichtung einer internen Meldestelle
• klare Richtlinien für den Umgang mit Meldungen sind notwendig
• Unternehmen mit Betriebsrat benötigen oft eine längere Vorlaufzeit
• Risiken bestehen, wenn die Identität des Whistleblowers bekannt ist und Vergeltungsmaßnahmen ergriffen werden

Achtung

• Geldbußen bis zu 50.000 EUR sind möglich
• eine Meldestelle ist dazu verpflichtet, innerhalb von drei Monaten Folgemaßnahmen zu ergreifen und den Hinweisgeber zu informieren

Unsere Leistungen

• Beratung in der Entwicklung regelkonformer Hinweisgeberverfahren für Ihre Organisation unter Berücksichtigung von Datenschutz und Mitbestimmung
• Unterstützung in der Einführung von Hinweisgebersystemen in Unternehmen
• Berücksichtigung in Qualitätsmanagementsystemen (inkl. Prozessabbildung)
• ISO9001 Hinweisgebersystem-Prozess Erstellung
• Übersetzung des Hinweisgebersystemkonzepts in unternehmensweite Richtlinie innerhalb der bestehenden Compliance-Richtlinien
• Einführung einer Meldestelle zur anonymen Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen

Beispiele möglicher Missstände und Rechtsverstöße

• Verstöße gegen den Schutz von Betriebsgeheimnissen nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG)
• Verletzung der Schweigepflicht von Berufsgeheimnisträgern
• Verstöße gegen Arbeitsschutzbestimmungen
• Verstöße gegen das Mindestlohngesetz
• Verstöße gegen das Lieferkettengesetz
• Begehung von Straftaten
• Verletzung von Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche
• Missachtung von Vorgaben zur Produktsicherheit
• Missachtung von Umweltschutzvorgaben
• Verletzung von Verbraucherschutzvorschriften
• Verletzung von Buchführungsvorschriften und Steuerpflichten
• Verletzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

Weitere Informationen

• Gesetzestext: https://www.gesetze-im-internet.de
• Informationen der IHK: https://www.ihk.de

FAQ

Wer ist von diesem Gesetz betroffen?

• das Hinweisgeberschutzgesetz schützt alle Beschäftigten
• gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe
• Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern müssen eine interne Meldestelle einrichten

Welche Verstöße werden vom Gesetz geregelt?

• Hinweisgeberschutzgesetz: abschließende Liste meldefähiger Tatbestände
• einschließlich Straftaten und Ordnungswidrigkeiten, die Personen oder deren Rechte betreffen
• spezifische Rechtsvorschriften auf Bundes-, Landes- und EU-Ebene
• beinhaltet Vorschriften für Geldwäsche, Produktsicherheit, Umweltschutz und Datenschutz

Welche Meldewege stehen Whistleblowern zur Verfügung?

• Hinweisgeberschutzgesetz: Interne Meldestellen durch Arbeitgeber, externe durch Bund/Länder
• erlaubt „Offenlegung von Informationen“ in begrenzten Fällen

Wer muss eine interne Meldestelle einrichten?

• Arbeitgeber mit 50+ Mitarbeitern: interne Meldestelle Pflicht
• Finanzbranche: Meldestelle Pflicht, unabhängig von Mitarbeiterzahl
• Arbeitgeber mit 50-249 Mitarbeitern: Möglichkeit der gemeinsamen Meldestelle
• Unternehmen unter 50 Mitarbeitern: keine Meldestelle Pflicht

Welche Fristen und Pflichten gibt es?

• Unternehmen mit mindestens 250 Angestellten müssen seit 2. Juli 2023 eine interne Meldestelle einrichten. Strafen ab 1. Dezember 2023
• Unternehmen mit 50 bis 249 Angestellten müssen ab 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle haben. Keine „Karenzzeit“. Strafen sofort
• andere Bestimmungen des HinSchG gelten seit 2. Juli 2023. Externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz aktiv

Wie ist der Aufbau einer internen Meldestelle geregelt?

• Arbeitgeber beauftragen Personen für interne Meldestelle
• Beauftragte benötigen notwendige Fachkenntnisse gemäß HinSchG
• zusätzliche Kenntnisse nützlich, aber nicht zwingend
• Beauftragte können andere Aufgaben haben, wenn kein Interessenkonflikt besteht
• Beauftragte sind unabhängig und unterliegen keinen Weisungen
• externe Unterstützung bei Einrichtung der Meldestelle erlaubt

Welche Aufgaben hat eine Meldestelle?

• Betrieb von Meldekanälen
• Bearbeitung eingehender Meldungen
• Folgemaßnahmen ergreifen
• Meldungen von Mitarbeitern und Leiharbeitnehmern entgegennehmen
• optionale Berücksichtigung von Lieferanten und externen Dienstleistern

Gibt es bestimmte notwendige Meldekanäle?

• §16 HinSchG verlangt Einrichtung von Meldekanälen
• sofortige Meldung von Verstößen durch Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer
• Möglichkeiten: Mündliche Meldungen, Textform, persönliches Gespräch

Was muss die interne Meldestelle nach Eingang einer Meldung tun?

• Eingangsbestätigung der Meldung in 7 Tagen
• Prüfung, ob Verstoß unter HinSchG fällt
• Kommunikation mit Hinweisgeber aufrechterhalten
• Prüfung der Meldung
• Anforderung weiterer Informationen falls nötig
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen
• Rückmeldung an Hinweisgeber in 3 Monaten
• Möglichkeiten für Folgemaßnahmen: interne Untersuchungen, Verweisung des Hinweisgebers, Verfahrensabschluss, Weiterleitung zur Untersuchung.

Was ist im Verfahren mit Whistleblowern besonders zu beachten?

• Vertraulichkeit laut § 8 HinSchG
• Meldestellen schützen Identitäten
• Ausnahme: vorsätzliche oder grobe falsche Informationen
• Weitergabe von Informationen für behördliche oder interne Maßnahmen

Welche Meldestelle muss ein Hinweisgeber wählen?

• Hinweisgeber können interne oder externe Meldestelle wählen
• Unternehmen bevorzugen Nutzung der internen Meldestelle
• keine verbindlichen Vorgaben zur Nutzung des internen Meldewegs
• Unternehmen sollten Anreize für die Nutzung der internen Meldestelle schaffen

Dürfen Whistleblower an die Öffentlichkeit gehen?

• HinSchG erlaubt Whistleblowern öffentliche Offenlegung unter strengen Bedingungen
• Whistleblower muss externe Meldestelle kontaktiert haben oder erhebliche Umstände müssen vorliegen
• nicht gerechtfertigte Veröffentlichung ist nicht geschützt und kann zu Schadensersatzpflicht führen
• Meldungen an Meldestellen sind meist sicherer

Wer sind die geschützten Whistleblower / Hinweisgeber?

• HinSchG-Hinweisgeber haben Schutz
• Meldung muss HinSchG-Verstoß betreffen
• Meldung an interne oder externe Stelle benötigt
• Hinweisgeber muss Meldung für wahr halten

Wann liegt ein „hinreichender Grund“ für die Annahme eines Verstoßes vor?

• Schutz des Hinweisgebers gegeben bei gemeldetem Verstoß im Rahmen des HinSchG
• Schutzbestimmungen greifen auch bei ausreichendem Grund zur Annahme eines Verstoßes
• Objektive Anzeichen für Verstoß notwendig, reine Vermutungen unzureichend
• Beurteilung der Anzeichen abhängig von Hinweisgeber-Perspektive
• keine umfangreiche „Voruntersuchung“ erforderlich
• Oberflächliche, substanzlose Meldungen fallen nicht unter HinSchG-Schutz

Wie kann der Whistleblower geschützt werden?

• §36 des HinSchG schützt Hinweisgeber vor Repressalien
• „Repressalien“ umfasst alle Maßnahmen, die dem Hinweisgeber schaden
• nachteilige Maßnahmen nach einer Meldung gelten als Repressalien, können jedoch vom Arbeitgeber widerlegt werden

Kann nachgewiesen werden, ob eine Maßnahme keine Repressalie ist?

• bei behauptetem Zusammenhang zwischen Hinweis und Maßnahmen gilt grundsätzlich Vergeltung
• Arbeitgeber muss Beweis erbringen, dass Maßnahmen nicht aufgrund der Meldung ergriffen wurden
• sachliche Begründung der Maßnahme und Details des Meldeverfahrens sind wichtig
• zu prüfen: Zeitlicher Zusammenhang, Behebungsschritte des Problems, Information des Arbeitgebers über Meldeverfahren

Wie kann man sich vor Falschmeldungen schützen?

• gemäß §38 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) besteht Schadenersatzpflicht bei vorsätzlich falschen Meldungen
• keine Schadenersatzpflicht, wenn Hinweisgeber ausreichend Grund zur Annahme eines meldewürdigen Sachverhalts hatte
• Verantwortung der internen Meldestelle, den Sachverhalt nach einer Meldung zu klären